Controllo di gestione in una piccola impresa: cos'è in concreto e da dove partire

Il controllo di gestione è guardare ogni mese i numeri dell'azienda per decidere. Risponde a tre domande: quanta cassa avrai nelle prossime settimane, su cosa guadagni davvero, e dove ti stai allontanando da quello che avevi previsto. In una piccola impresa si parte da tre numeri e da un foglio di calcolo, senza software nuovi.

In Italia quasi tutte le aziende sono piccole. Nel 2023 il 94,8% delle imprese attive aveva al massimo nove addetti (ISTAT, Annuario statistico italiano 2025). Sono aziende senza un ufficio amministrativo, dove i numeri li guarda il titolare la sera, quando ha tempo. Per molte di loro «controllo di gestione» suona come una cosa da grande azienda, con un ufficio dedicato e un programma da imparare. Nelle nostre call ce lo dicono spesso: «siamo troppo piccoli».

Cos'è il controllo di gestione, in parole semplici?

È il lavoro di usare i numeri che l'azienda produce già per decidere cosa fare il mese dopo.

Il bilancio racconta l'anno passato, e arriva mesi dopo la chiusura. Il controllo di gestione guarda l'anno in corso, mese per mese. Usa gli stessi dati della contabilità, letti in un altro modo: per cliente, per lavoro, per prodotto, per settimana.

In pratica, ogni mese ti dà tre risposte:

• La cassa: quanti soldi hai oggi e quanti ne avrai tra quattro, otto, dodici settimane.
• Il margine: quanto ti resta di ogni vendita, di ogni cliente, di ogni lavoro.
• Lo scostamento: dove sei rispetto a quello che avevi previsto, e perché.

Il controllo di gestione serve anche a un'azienda piccola?

Sì, con strumenti più semplici. Di solito una piccola azienda non ha bisogno di un software dedicato: basta un foglio di calcolo, aggiornato con regolarità e letto con attenzione. Un foglio guardato ogni mese ti dice molto di più di un programma costoso che apri due volte l'anno.

Ci sono anche casi in cui non serve. Se hai un solo prodotto, pochi clienti che pagano sempre puntuali e i numeri li tieni in testa senza fatica, un sistema di controllo ti aggiunge lavoro senza darti informazioni nuove. Il momento giusto arriva quando le decisioni diventano tante e non riesci più a tenerle insieme a memoria: un preventivo da fare, un'assunzione da valutare, un cliente che chiede di pagare a 90 giorni.

Da quali numeri si parte?

Da tre. Sono gli stessi che consigliamo a chi non ha mai fatto controllo di gestione.

1. Il conto di oggi, con le entrate e le uscite delle prossime quattro settimane. Ti dice se il mese torna, prima che finisca.
2. Quanto ti costa in media un mese anche se non vendi niente. Stipendi, affitto, leasing, utenze, consulenze: i costi fissi.
3. Quanto ti resta di ogni vendita, tolto quello che paghi solo se vendi. Materiali, merce, lavorazioni esterne, provvigioni. È il margine di ogni euro che fatturi.

Con il secondo e il terzo numero ne calcoli un quarto: quanto devi vendere ogni mese per coprire i costi fissi. Si chiama punto di pareggio. Sotto quella cifra l'azienda perde, sopra guadagna.

Un esempio con i numeri

Facciamo un esempio. Un'impresa artigiana con sei dipendenti fattura 540.000 € l'anno, in media 45.000 € al mese.

• Costi fissi: 26.000 € al mese.
• Materiali e lavorazioni esterne: in media il 40% di quello che fattura. Quindi di ogni 100 € venduti ne restano 60.

Il punto di pareggio è 26.000 diviso 0,60: circa 43.300 € di fatturato al mese. Con 45.000 € di media l'azienda guadagna, ma di poco: circa 1.000 € al mese, prima delle tasse.

Ora guardiamo un mese da 38.000 €. Il margine è 22.800 €, i costi fissi restano 26.000 €. Quel mese l'azienda perde 3.200 €.

Scenario A: il titolare guarda solo il conto. A inizio mese il conto è pieno, sembra tutto a posto. Il 27 escono stipendi e rate, e il mese non torna. Se ne accorge a cose fatte, e a ottobre accetta un lavoro da 10.000 € con materiali per 6.000 €, perché «intanto lavoriamo». Quel lavoro gli lascia il 40% invece del 60%: occupa le stesse persone e copre meno costi fissi.

Scenario B: il titolare ha i tre numeri. Sa che sotto i 43.300 € al mese perde. Vede con quattro settimane di anticipo che il mese prossimo sarà corto, e ha il tempo di sollecitare due clienti o spostare un acquisto. Quando arriva il lavoro da 10.000 €, sa che il margine è più basso della media e decide con quel dato davanti: alzare il prezzo, cambiare fornitore o accettarlo sapendo cosa gli costa.

Il fatturato dell'anno è lo stesso. Cambia il momento in cui il titolare se ne accorge.

Da dove si parte, in pratica?

Si parte dai dati che ci sono, anche se sono in disordine.

Prima si guarda indietro. Le fatture di vendita e di acquisto degli ultimi due o tre anni, il costo del personale, gli incassi per cliente. Insieme si scelgono le due o tre domande più urgenti: di solito la cassa, oppure «su quali lavori guadagno davvero».

Poi si fa una prima previsione dei dodici mesi. Sarà imperfetta, ed è normale. Meglio una previsione sbagliata che ogni mese confronti con la realtà, di una perfetta che nessuno guarda.

Poi si confronta, ogni mese. Cosa è successo, rispetto a cosa avevi previsto, perché, e cosa fare il mese dopo. Due o tre azioni, non di più.

Il foglio di calcolo che usi già va benissimo per cominciare. Il limite di solito è un altro: lo aggiorna una persona sola, quando ha tempo, e nessuno lo legge con te.

Cosa fare questo mese

1. Scrivi il saldo di oggi e accanto le entrate e le uscite che conosci per le prossime quattro settimane.
2. Somma i costi fissi dell'ultimo anno e dividili per dodici.
3. Calcola il margine sulle ultime dieci vendite o sugli ultimi dieci lavori: prezzo meno quello che hai pagato solo per farli, diviso il prezzo.
4. Calcola il tuo punto di pareggio: costi fissi diviso il margine in percentuale (60% = 0,60).
5. Metti in agenda una data al mese per rifare questi conti. Sempre la stessa.

Se vuoi provarci da solo, la guida gratuita Sette domande a cui il tuo bilancio non risponde ti porta attraverso sette conti da fare sul tuo ultimo bilancio, dal margine alla cassa.

Quando questi conti diventano un appuntamento fisso, con qualcuno che aggiorna i numeri e li legge con te, è il nostro controllo di gestione.